Google Tabellen: Bedingte Formatierung auf ganze Zeile

In Google Tabellen (Google Sheets) lässt sich eine einzelne Zelle per Klick auf den Farbeimer einfärben. Aber was, wenn eine ganze Zeile automatisch die Farbe wechseln soll - abhängig davon, was in einer bestimmten Zelle steht? Zum Beispiel: Alle Zeilen mit dem Status "abgelehnt" rot markieren, alle mit "erledigt" grün.

Dafür gibt es die bedingte Formatierung mit benutzerdefinierter Formel. Der Trick: Du wendest die Regel nicht auf eine einzelne Zelle an, sondern auf den gesamten Bereich - und fixierst in der Formel nur die Spalte, nicht die Zeile. Klingt kompliziert, ist aber in zwei Minuten eingerichtet.

Was ist bedingte Formatierung?

Bedingte Formatierung bedeutet: Eine Zelle, Spalte oder Zeile wird automatisch formatiert, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Google Sheets bietet dafür vorgefertigte Regeln (Zahl grösser als X, Text enthält Y, Zelle ist leer) und benutzerdefinierte Formeln für alles, was darüber hinausgeht.

Die vorgefertigten Regeln funktionieren gut für einzelne Zellen. Sobald du aber eine ganze Zeile einfärben willst, brauchst du eine benutzerdefinierte Formel. Der Grund: Die Bedingung muss sich auf eine bestimmte Spalte beziehen (z.B. Spalte A), die Formatierung soll aber auf alle Spalten der Zeile wirken.

Schritt für Schritt: Ganze Zeile einfärben

Markiere den gesamten Bereich, der formatiert werden soll - zum Beispiel A1:F100 (Spalte A bis F, 100 Zeilen)
Gehe auf Format > Bedingte Formatierung
Rechts öffnet sich das Panel "Regeln für die bedingte Formatierung"
Bei Auf Bereich anwenden steht bereits dein markierter Bereich
Unter Formatierungsregeln wähle Benutzerdefinierte Formel ist
Trage die Formel ein (siehe Beispiele unten)
Wähle die gewünschte Farbe unter Formatierungsstil
Klicke auf Fertig

Formel-Beispiele

Der entscheidende Punkt bei der Formel: Das Dollarzeichen $ steht vor dem Spaltenbuchstaben, aber nicht vor der Zeilennummer. =$A1 bedeutet: Spalte A fixieren, Zeilennummer variabel. So prüft Google Sheets für jede Zeile den Wert in Spalte A und färbt die gesamte Zeile entsprechend ein.

Bedingung	Formel
Text in Spalte A ist "abgelehnt"	`=$A1="abgelehnt"`
Text in Spalte A ist "erledigt"	`=$A1="erledigt"`
Zahl in Spalte A ist grösser als 1500	`=$A1>1500`
Zelle in Spalte A ist leer	`=$A1=""`
Zelle in Spalte A ist nicht leer	`=$A1<>""`
Text in Spalte B enthält "wichtig"	`=REGEXMATCH($B1;"(?i)wichtig")`
Datum in Spalte C liegt in der Vergangenheit	`=$C1`
Checkbox in Spalte D ist angehakt	`=$D1=TRUE`

Warum $A1 und nicht $A$1? Das Dollarzeichen vor dem A fixiert die Spalte - die Bedingung prüft immer Spalte A. Ohne Dollarzeichen vor der Zeilennummer passt sich die Formel automatisch an jede Zeile an. Wenn du $A$1 schreibst (mit Dollarzeichen vor der 1), prüft die Formel immer nur Zelle A1 - und alle Zeilen werden gleich formatiert.

Mehrere Regeln kombinieren

Du kannst beliebig viele Regeln für denselben Bereich anlegen. Zum Beispiel: Zeilen mit "abgelehnt" rot, Zeilen mit "genehmigt" grün, Zeilen mit "in Prüfung" gelb. Klicke dafür im Panel auf Weitere Regel hinzufügen und lege für jede Bedingung eine eigene Farbe fest.

Die Reihenfolge der Regeln spielt eine Rolle: Die oberste Regel hat Vorrang. Wenn eine Zeile mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt, gewinnt die erste. Du kannst die Reihenfolge per Drag & Drop im Panel ändern.

Regel auf viele Zeilen erweitern

Du musst die Formel nicht für jede Zeile einzeln eingeben. Trage einfach im Feld "Auf Bereich anwenden" einen grösseren Bereich ein - zum Beispiel A1:F1000. Die Formel mit =$A1 passt sich automatisch an jede Zeile im Bereich an. Auch wenn du später Zeilen hinzufügst, greift die Regel sofort, solange sie innerhalb des definierten Bereichs liegen.

Alternativ kannst du eine bestehende Formatierung mit dem Format übertragen-Werkzeug (Farbroller-Icon in der Toolbar) auf weitere Zeilen übertragen. Doppelklicke auf den Farbroller, dann bleibt er aktiv und du kannst mehrere Bereiche nacheinander formatieren.

Bedingte Formatierung vs. Excel

Das Prinzip ist in Google Sheets und Microsoft Excel identisch. Die Formel-Syntax unterscheidet sich nur minimal: In Google Sheets werden Funktionsargumente mit Semikolon getrennt (WENN(A1>5;wahr;falsch)), in Excel mit Komma. Die Dollarzeichen-Logik für absolute und relative Bezüge ist in beiden Programmen gleich.

Wer den Umgang mit bedingter Formatierung in Google Sheets beherrscht, kann das Wissen direkt auf Excel, LibreOffice Calc und andere Tabellenkalkulationen übertragen.

Häufige Fragen

Warum färbt sich nur eine Zelle statt der ganzen Zeile?

Der Bereich unter "Auf Bereich anwenden" umfasst wahrscheinlich nur eine Spalte. Erweitere ihn auf alle Spalten (z.B. A1:F100 statt A1:A100).

Wie lösche ich eine bedingte Formatierung?

Gehe auf Format > Bedingte Formatierung. Im Panel siehst du alle aktiven Regeln. Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der Regel, die du entfernen willst.

Kann ich auch Schriftfarbe oder Fettdruck per Bedingung ändern?

Ja. Unter "Formatierungsstil" kannst du neben der Hintergrundfarbe auch Schriftfarbe, Fett, Kursiv und Durchgestrichen auswählen.

Funktioniert das auch in der Google Sheets App auf dem Smartphone?

Bedingt. Die Google Sheets App zeigt bedingte Formatierungen an, das Erstellen und Bearbeiten benutzerdefinierter Formeln funktioniert dort aber nur eingeschränkt. Für komplexere Regeln nutze am besten die Desktop-Version im Browser.